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LIBRO DE VISITAS

ASPECTOS GENERALES PARA FORMULAR UN PROYECTO

por

Carlos A. González G.

Ing. Agrónomo

INTRODUCCIÓN

            Hoy en día, es muy común escuchar frases como "estamos trabajando en un proyecto...", "se va a presentar un proyecto..." o  "hay que hacer el proyecto...", lo que es muy fácil de decir para quien nunca se ha tenido que dar el trabajo de formular ese proyecto.

            Un proyecto, básicamente, es un conjunto de actividades, que se programan, para llevar a cabo en un período determinado. Existen distintos tipos de proyectos, como por ejemplo sociales y productivos. En esta publicación, nos enfocaremos, principalmente, en los productivos, en especial del área agrícola.

            Un proyecto productivo es aquél destinado a generar ingresos, por lo tanto, si tengo planificado realizar una plantación frutal, criar animales o simplemente poner un almacén, estamos hablando de una actividad productiva, en la cual pretendo obtener ganancias, durante un tiempo que, puede o no, ser determinado, dependiendo de la naturaleza del proyecto. Por ejemplo, si realizo una plantación frutal, en la cual voy a obtener producción al tercer año, no puedo pensar en obtener ingresos al segundo año, por lo tanto debo proyectar esa producción en el tiempo para poder estimar si mi plantación será o no factible en términos de ingresos y costos, es decir, debo estimar la rentabilidad. 

            Cuando hablamos de la duración de un proyecto, se debe diferenciar entre el período que dura el financiamiento y lo que yo tengo proyectado como tiempo de duración. Por esto, cuando formulamos un proyecto productivo debo pensar a futuro, es decir, debo generar las condiciones para hacer de mi proyecto una actividad autosustentable en el tiempo, una vez que termine el período de mi fuente de financiamiento. Por ejemplo, si presento un proyecto de producción de arándanos a la Fundación para la Innovación Agraria (FIA), la formulación no puede abarcar un período mayor a 4 años, según las bases del concurso de propuestas productivas 2001. En este caso, el financiamiento solo podría cubrir un máximo de 4 años, período en el cual es casi imposible obtener índices de rentabilidad satisfactorios, ya que el arándano generalmente se cosecha a partir del tercer año. Por lo tanto, en esos 4 años debo generar las condiciones técnicas y económicas para suplir los costos posteriores, de manera que mi actividad persista en el tiempo en forma autosuficiente, y poder así, seguir explotando mi plantación en el largo plazo.

            En principio, cualquier persona puede formular un proyecto. Sin embargo, hay aspectos que son muy importantes de considerar, que muchas veces, por falta de calificación, se toman muy a la ligera, como por ejemplo, la realización de un diagnóstico previo. Por esto, según nuestra percepción, un proyecto debe ser considerado como un trabajo profesional, por lo cual se debe analizar desde un punto de vista técnico y no político, religioso, etc., como muchas veces se hace, lamentablemente.

            Básicamente, los pasos para formular un proyecto productivo son los siguientes:

  • Diagnóstico previo.

  • Documentación e interiorización respecto al tema del proyecto.

  • Objetivos.

  • Programación de actividades.

  • Análisis de costos.

  • Análisis de rentabilidad.

            Analicemos brevemente cada uno de estos puntos:

 

DIAGNÓSTICO PREVIO

            Uno de los pasos más importantes para garantizar de mejor forma el éxito la ejecución de un proyecto, es la realización de un diagnóstico previo, el cual consiste, básicamente, en obtener información respecto de las condiciones en las cuales espero desarrollar mi proyecto y los requerimientos que debo suplir. Por ejemplo, si mi intención es hacer una plantación frutal, en un lugar determinado, debo obtener la información del clima, suelo, disponibilidad de agua, etc, que me permita tener una referencia, en términos de qué especies o variedades podría plantar. Por esto, muchas veces el diagnóstico es determinante, para establecer una plantación frutal, ya que me permite ajustar las condiciones de campo a los requerimientos de mi especie o variedad. 

            El diagnóstico, no solo determina la factibilidad de un proyecto, sino que muchas veces también determina la programación de las actividades y la estructura de costos. Por ejemplo, si pensamos en una plantación de arándanos, generalmente es necesario acidificar el suelo, ya que es una especie que se adapta mejor a esa condición. En este sentido, si yo no tuviera claro los requerimientos del arándano y el tipo de suelo, posiblemente no tomaría medidas, por lo que no pondría la acidificación del suelo en mi programación de actividades. Ahora, siguiendo con el mismo ejemplo, al acidificar el suelo, me afectaría los costos ya que tendría que tomar alguna medida para suplir ese requerimiento, que usualmente es la aplicación de azufre. 

            Si nuestro proyecto está enfocado para generar ingresos por la venta de algo, es muy importante, hacer un estudio de mercado como parte del diagnóstico, sobretodo si estamos introduciendo un producto nuevo.

            Como podemos ver, muchas veces el diagnóstico requiere conocimientos específicos, que no cualquiera los posee. Por esto, el análisis se debe hacer en forma técnica y calificada, ya que la improvisación puede resultar en errores muchas veces difíciles de contrarrestar. Lo más aconsejable es que el diagnóstico responda a un trabajo profesional.

            En resumen, el diagnóstico debe considerar tanto las condiciones de campo como los requerimientos que debo suplir.

 

           Documentación e interiorización respecto al tema del proyecto.

            Para formular un proyecto, es fundamental conocer el tema al cual voy a enfocar el mismo. Por ejemplo, si estoy pensando en formular un proyecto de crianza de animales, debo tener claros los pasos a seguir, es decir, debo saber que tipo de alimentos debo suministrar, en qué momentos debo cambiar el alimento, que tipo de infraestructura necesito, etc. Lo más aconsejable es recurrir a la bibliografía disponible y darse el trabajo de estudiar el tema para así programar en mejor forma las actividades y costos, de tal modo que se puedan ajustar mejor a los requerimientos. También es de mucha utilidad conocer la experiencia de otras personas, que desarrollen actividades relacionadas a lo que pretendo hacer, ya que permite formarse una idea del tema. Con respecto a lo último, no siempre que vemos una actividad agrícola llevada a cabo en buena forma se puede imitar, error en que muchas veces se incurre. Por ejemplo, si tengo una plantación de frambuesas en la octava región y veo que produce en muy buena forma, no significa que en la segunda región la misma plantación vaya a producir lo mismo, de hecho, lo más probable es que no produzca por la carencia de horas de frío. Es decir, la experiencia de otras personas me sirve únicamente como referencia, para complementar lo que se ha estudiado.

            Una vez que tenemos toda la información proveniente del diagnóstico y estamos interiorizados del tema, podemos comenzar a formular nuestro proyecto.

 

OBJETIVOS

            En un proyecto, los objetivos son parte sustancial, ya que dicen relación a lo que quiero conseguir con la ejecución del mismo.

            Generalmente, se debe tener una idea global de lo que voy a hacer, lo cual se traduce en un objetivo general , el cual debe englobar la idea central de lo que persigo con la ejecución del proyecto. Por ejemplo, un objetivo general para un proyecto de introducción de faisanes en un área determinada, puede ser "Insertar el faisán como nueva alternativa de producción".

            Una vez que tenemos planteado nuestro objetivo general, podemos deducir nuestros objetivos específicos, los cuales dicen relación a los puntos que quiero abarcar en la ejecución del proyecto, y que determinarán las actividades a realizar. Si retomamos el ejemplo de los faisanes, nuestros objetivos específicos podrían ser: 1)Introducir la especie Phasianus colchicus, 2)Realizar un manejo adecuado de las aves, 3)Capacitar a los productores, 4)Comercializar las aves, etc. El número de objetivos específicos es variable y dependerá de la naturaleza del proyecto. Cada objetivo específico, significará un número determinado de actividades para cumplirlo.

 

PROGRAMACIÓN DE ACTIVIDADES

           Una vez que hemos planteado nuestros objetivos específicos, estamos en condiciones de enumerar y programar nuestras actividades. 

            Las actividades, se deducen a partir de nuestros objetivos específicos. Por ejemplo, si uno de mis objetivos específicos es "1)Introducir la especie Phasianus colchicus", debo enumerar las actividades que me permitan cumplir ese objetivo, así nuestras actividades podría ser:

1.1 Construir la Infraestructura necesaria para la crianza.

1.2 Adquisición de aves.

            El número de actividades por objetivo es variable, dependiendo del objetivo específico. Cada actividad debe ser explicada en detalle, como una forma de demostrar la interiorización y conocimiento sobre el tema.

            Una vez que tenemos enumeradas todas las actividades a realizar para cumplir cada objetivo específico, estamos en condiciones de hacer la programación de éstas, que consiste en indicar en qué momento voy a realizar cada actividad. Lo más usual es la utilización de una carta Gantt, en la cual se detallan todas las actividades y el momento de su ejecución a lo largo de un período.

 

ANÁLISIS DE COSTOS

            Una vez que tenemos claros los pasos a seguir,

            Es muy importante ordenar de la mejor forma los costos, con el fin de facilitar cualquier cambio en ellos. Lo más aconsejable es usar una planilla electrónica (Microsoft Excel).

            Lo más usual es estructurar un cuadro con todos los costos detallados por año y ordenarlos por Ítem. A modo de ejemplo, vamos a considerar 2 Ítems de costos, Inversión y Personal:

AÑO 2001

ITEM MEDIDA CANTIDAD VALOR UNITARIO ($) TOTAL ($)
INVERSIÓN
Aves unidades 50 20.000 1.000.000
Infraestructura metros cuadrados 400 2.000 800.000
Vehículo unidades 1 5.000.000 5.000.000
Computador unidades 1 500.000 500.000
SUBTOTAL 7.300.000
PERSONAL
Profesional meses 12 500.000 6.000.000
Coordinador meses 12 200.000 2.400.000
SUBTOTAL 8.400.000
TOTAL 15.700.000

            Cuando se postula a fuentes de financiamiento, generalmente los desembolsos son cada cierto período, por lo que es necesario saber en qué momento voy a necesitar el dinero. Para esto, es fundamental tener bien confeccionada la carta Gantt, ya que me indicará en qué momento voy a realizar una actividad determinada, y por consiguiente, voy a saber en qué momento necesito dinero para llevar a cabo esa actividad. Siguiendo con el ejemplo anterior, esto se puede llevar a un cuadro como el siguiente:

AÑO 2001

ITEM / MES ENE FEB MAR ABR MAY JUN JUL AGO SEP OCT NOV DIC TOTAL
INVERSION
Aves 1.000.000 1.000.000
Infraestructura 800.000 800.000
Vehículo 5.000.000 5.000.000
Computador 500.000 500.000
SUBTOTAL 0 6.300.000 1.000.000 0 0 0 0 0 0 0 0 0 7.300.000
PERSONAL
Profesional 500.000 500.000 500.000 500.000 500.000 500.000 500.000 500.000 500.000 500.000 500.000 500.000 6.000.000
Coordinador 200.000 200.000 200.000 200.000 200.000 200.000 200.000 200.000 200.000 200.000 200.000 200.000 2.400.000
SUBTOTAL 700.000 700.000 700.000 700.000 700.000 700.000 700.000 700.000 700.000 700.000 700.000 700.000 8.400.000
TOTAL 700.000 8.000.000 1.700.000 700.000 700.000 700.000 700.000 700.000 700.000 700.000 700.000 700.000 15.700.000

            Este mismo cuadro se debe realizar para cada año de duración del proyecto.

            Cada fuente de financiamiento tiene distintos formatos, pero lo ideal es detallar lo mejor posible los costos, para dar una impresión de mayor transparencia y evitar posibles observaciones en la evaluación del proyecto.

            El costo total del proyecto estará dado, obviamente por la sumatoria de todos los años de ejecución.

            Los costos también se pueden separar por fuentes de financiamiento, dependiendo del origen de los aportes.

 

ANÁLISIS DE RENTABILIDAD

            No tiene sentido hacer un proyecto productivo si no sabemos si éste arrojará o no rentabilidad, aspecto que debe ser contemplado, ya que me permite tener una idea de cuanto voy a ganar, y en qué momento voy a comenzar a recuperar la inversión.  De este análisis, depende el sentido de hacer o no el proyecto.

            Para realizar el análisis de rentabilidad, se debe hacer una estimación de ingresos, y un flujo de caja junto con los costos. La proyección del análisis, debe considerar todos los años en los cuales pretendo llevar a cabo las actividades del proyecto y no sólo los años en que dura el financiamiento. Si se agregan años, se debe hacer una estimación de los costos para poder incluirlos en el flujo de caja.

            Finalmente, para el cálculo de rentabilidad, se pueden utilizar los índices TIR (tasa interna de retorno) y VAN (Valor actual neto), los cuales me indican cuánto voy a ganar por cada cada peso invertido, y en qué momento voy a comenzar a recuperar la inversión.

 

           Existen varias fuentes de financiamiento a las cuales se pueden presentar proyectos. Generalmente, cada fuente, tiene un formato distinto de sus formularios para presentación de propuestas, pero, básicamente los pasos a seguir son los mismos que indicamos en esta publicación... esperamos sean de utilidad.

 

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